Tin tức1. Quy định chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ 01/7/2026
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2027/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau đây:
- Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký số của người có thẩm quyền thuộc phía người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, tính đầy đủ so với bản gốc, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung được chuyển đổi. Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi, hợp đồng lao động điện tử phải được gắn ID.
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng giấy còn phải được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử với các yêu cầu như sau:
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu phải được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu phải có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu;
- Phải có ký hiệu riêng xác nhận việc đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu, kèm theo thông tin của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.
Ngoài ra, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng giấy sẽ có giá trị như bản giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng lao động giấy
Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, nhà cung cấp eContract sẽ gửi hợp đồng điện tử đến Nền tảng hợp đồng lao động kèm theo dữ liệu thông tin về nội dung của hợp đồng lao động và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử.
Trong đó, thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử bao gồm các nội dung sau:
- Tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi;
- Họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên của tổ chức thực hiện việc chuyển đổi;
- Ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang của tài liệu được chuyển đổi;
- Chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, kèm theo dấu thời gian được đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong và xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm việc chuyển đổi hoàn tất;
- Trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu và khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
Sau khi nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử đến Nền tảng hợp đồng lao động, trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nền tảng này tiếp nhận, cơ quan vận hành phải kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử.
3. Có bắt buộc dùng hợp đồng lao động điện tử không?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quy định về hợp đồng lao động điện tử được nêu như sau:
1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận giữa hai bên.
Ngoài ra, Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng nêu rõ rằng việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, pháp luật về giao dịch điện tử và bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân.
Đồng thời, Chính phủ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong hoạt động quản trị nhân sự của người sử dụng lao động cũng như trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến hợp đồng lao động.
Như vậy, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không phải là bắt buộc. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn tiếp tục được pháp luật công nhận, không bị bãi bỏ và cũng không bị cấm sử dụng.